Comment nous gérons la confidentialité.
Parmi les thèmes qui sont inexorablement évoqués lors de nos rencontres avec nos clients, prospects et partenaires, la question de la confidentialité fait partie des préoccupations principales, bien avant les considérations financières ou la forme des procès-verbaux que nous allons rédiger. Et c'est bien normal : les données et les informations traitées lors des réunions dont nous rendons compte sont précieuses, stratégiques, et leur divulgation peut avoir des effets délétères voire dévastateurs.
Nous apportons donc ici une réponse à vos interrogations sur ce thème, ô combien sensible.
Notre premier engagement est contractuel : nous mentionnons dans toutes nos conventions que nous considérons comme strictement confidentiels, et nous interdisons de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont nous pourrons avoir connaissance à l'occasion de notre prestation. Cela inclut bien sûr les documents auxquels nous avons accès, mais aussi les échanges verbaux ou écrits que nous sommes amenés à avoir, et le contenu des visites que nous pouvons effectuer.
Notre autre obligation est tout simplement d'ordre légal : notre activité est cadrée par l'article D2315-27 du Code du travail qui dispose que : "(...) Lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.(...)
Le non-respect de cette obligation nous expose donc aux mêmes effets civils ou pénaux que les élus de l'entreprise en cas de manquement.
Nous nous conformons au règlement RGPD concernant le traitement des données : lorsque des données d'ordre personnel sont collectées, soit sur notre site, soit lors d'échanges de mails ou plus généralement dans le cadre de notre prestation, nous nous assurons que celles-ci ne sont utilisées que par la société Verba Conseil. Aucune diffusion n'est possible et celles-ci ne servent qu'à l'objectif pour lequel elles sont collectées, le plus souvent simplement pour vous contacter.
Dans le cadre des réunions au cours desquelles nous procédons à un enregistrement, celui-ci est transféré sur notre serveur sécurisé, nous le conservons le temps que les comptes-rendus ou procès-verbaux soient rédigés. Les enregistrements sont définitivement détruits lorsque notre contact désigné contractuellement (en général le secrétaire du CSE) confirme que le document que nous avons rédigé n'a plus besoin d'aucune modification. A aucun moment les enregistrements ne transitent sur des serveurs tiers (type WeTransfer, OneDrive, GoogleDrive etc.) ou par mail.
Aucune donnée n'est utilisée à des fins de promotion de notre travail, et aucune n'est communiquée à des tiers. Pour promouvoir notre travail, nous présentons des exemples de documents anonymisés, lorsque nécessaire, et uniquement en présentiel. Ces derniers ne sont pas transmis à nos interlocuteurs.
Les seules données conservées sont les procès-verbaux définitifs, car ils sont susceptibles de nous servir pour le suivi des réunions, et ce pendant la durée de notre contrat de prestation. A la fin de cette période, les PV sont détruits.
La confidentialité et la protection des données de nos clients sont non seulement importantes pour Verba Conseil, mais elles sont avant tout vitales : sans la confiance de nos clients, nous ne pourrions tout simplement pas exercer.
